مدیریت زمان به روش سنتی اغلب در مبارزه با حجم بالای کار و کاهش استرس ناکارآمد است. تمرکز روش‌های سنتی مدیریت زمان بر کارکردن به صورت کاراتر تنها باعث می‌شود که کارهای بیشتری را برای انجام دادن بپذیریم. یک رویکرد بهتر می‌تواند این باشد: تعداد کارهایی که برای انجام دادن برعهده می‌گیریم را کاهش دهیم، اصول مشخصی را بپذیریم تا بدانیم چه کارهایی را انجام نخواهیم داد، و ساختارهایی ایجاد کنیم تا بتوانیم به آن‌ها پایبند بمانیم و میزان حواس‌پرتی‌های خود را کاهش دهیم.

یکی از عوامل اصلی ایجاد استرس احساس فزاینده کمبود زمان است. بسیاری از ما در پاسخ به این احساس به دنبال مدیریت زمان می‌رویم. سعی می‌کنیم جلسات چندساعته را به صورت بهره‌ورتر در نیم‌ساعت جا دهیم، و یا کارهای کوچک را بین بازه‌های زمانی خالی‌مانده در تقویم کاری‌مان جای دهیم تا میزان زمان‌های غیربهره‌ور خود را کاهش دهیم. با این حال، با این کارها جواب برعکس می‌گیریم! اغلب به جای اینکه سطح استرس خود را کاهش دهیم، سطح آن را افزایش می‌دهیم. هر چه کارآمدتر می‌شویم، سعی می‌کنیم جای بیشتری برای پذیرفتن و انجام دادن کارهای بیشتر باز کنیم و باز هم فشار بیشتری احساس می‌کنیم. اما زمانی که کلافه می‌شویم بهتر است دیگر به دنبال پیدا کردن ریشه مشکل برویم. این مشکل چیزی نیست جز: حجم بالای وظایف، تعدد تصمیمات، و عوامل ایجاد حواس‌پرتی.

دام مدیریت زمان
با تبدیل شدن روش کار به حالت دورکاری در پی همه‌گیری بیماری کوئید 19، پدیده طبیعی جالبی رخ داد که نشانگر پارادوکس مدیریت زمان بود. بیش از سه‌چهارم افراد اعلام کردند که کار کردن از منزل باعث می‌شود آن‌ها زمان بیشتری در روز داشته باشند، که اغلب به‌واسطه رفت‌وآمد به کار و سفرهای کاری‌شان هدر می‌رفته است. نیمی از افراد هم اعلام کردند که بهره‌ورتر هستند.

برخلاف ادعاهایی که در مورد صرفه‌جویی در زمان و بهره‌وری شده است، داده‌های تحقیقاتی نشان می‌دهد که زمان روزهای کاری به طور متوسط به میزان ۳۰ دقیقه در دنیا افزایش یافته است- پدیده‌ای که خلاف تصور افراد از بهره‌ورتر شدنشان و استفاده بهینه از زمان کاریشان است. این افزایش ۳۰ دقیقه‌ای در زمان کاری به قیمت کم شدن زمان فراغت در عصر بوده است.

روش‌های مدیریت زمان به ما وعده می‌دهند که اگر کاراتر شویم، می‌توانیم زمان بیشتری برای انجام دادن راحت‌تر همه کارهایمان فراهم کنیم. با این حال، مدیریت زمان شبیه کندن گودالی در ساحل است: هر چه گودال عمیق‌تر باشد، آب بیشتری برای پرکردن آن به سمت گودال هجوم می‌آورد. در دنیایی ازمملو از تقاضاهای بالقوه، یک ساعت خالی کردن زمان روی تقویم کاری همانند دادن سیگنالی به ظرفیت شماست که بتوانید پروژه دیگری را شروع کنید و یا نقش یا وظیفه دیگری را برعهده بگیرید.

این بدان معنا نیست که مدیریت زمان ارزشی ندارد. بهره‌وری مهم است، اما در دنیایی که خستگی و فرسودگی شایع است، باید به دنبال استراتژی‌هایی برای کاهش حجم کارها باشیم به جای اینکه جای بیشتری برای آن‌ها باز کنیم. برای جلوگیری از افتادن در این دام سه کار می‌توانید انجام دهید:

۱- حجم کارها را کم کنید
نوشتن لیست کارهایی که باید انجام شوند همانند ایجاد یک توافق است: «بعد از خوردن شام، ارائه فردا را حاضر می‌کنم.» به محض اینکه توافقی ایجاد شود، اِعمال فشار آغاز می‌شود. اگر ناچار به شکستن این توافق شویم یا سعی در مذاکره (با خود) برای انجام دادن یا انجام ندادن آن بکنیم، استرس ناشی از این گفت‌وگو و گناه انجام ندادن کار (یا انجام ندادن کار دیگران) را به موضوع اضافه کرده‌ایم. برای کاهش فشار ناشی از حجم کارها، از ابتدا جلوی خود را بگیرید تا ناچار به مذاکره مجدد (با خود) نشوید. این جلوگیری کردن بستگی به آن دارد که کارهایی که در لیست کاری خود می‌نویسید مربوط به آن‌هایی است که به شما محول شده است، یا مربوط به کارهایی است که خودتان برای انجام دادن انتخاب کرده‌اید.

در مورد کارهایی که انجامش به شما محول شده است، براساس اولویت عمل کنید. اگر مدیر شما کار جدیدی به شما محول کرد، دادن پاسخِ «زمان برای انجام این کار ندارم» بیش از اندازه تند است. در عوض از ایشان سؤال کنید: «می‌خواهید من این کار را چطور نسبت به کارهای الف، ب و پ اولویت‌بندی کنم؟» این کار دو فایده دارد. اول، مسئولیت اولویت‌بندی برعهده مدیر گذاشته می‌شود. دوم، یک مذاکره صفر و یکی تبدیل یه یک گفت‌وگوی تعاملی برای مشخص کردن کارهای مهم‌تر شده است.

در مورد کارهایی که خودتان می‌خواهید به فهرست کارهایتان اضافه کنید، ابتدا تقویم خود را مسدود کنید. اغلب خودمان را در کار غرق می‌کنیم زیرا بیش از اندازه در مورد ظرفیت کاری خود اطمینان داریم. به تقویم خود نگاه می‌کنیم، بعد می‌بینیم هوا هنوز روشن است و به خود می‌گوییم: «به نظرم این یکی کار را هم می‌توانم پنجشنبه انجام دهم.» پنجشنبه می‌رسد، آخر هفته است و دیگر توان به اندازه کافی نداریم، و حالا باید برای انجام ندادن آن کار با خود به مذاکره بنشینیم.

چالش اینجاست که تقویم شما معمولاً نشان‌دهنده کارهایی است که به صورت هم‌زمان با دیگران انجام می‌دهید، مانند قرار ملاقات‌ها، تماس‌های تلفنی، و غیره. لیست کارها در حقیقت فهرست کارهایی است که به صورت غیرهم‌زمان برای دیگران انجام می‌دهید و تنها زمان شما، و نه دیگران، را اشغال می‌کند. حالا راه‌حل چیست؟ این لیست کارها را با تقویم کاری خود ادغام کنید و روی تقویم کاریتان بلوک‌های زمانی برای انجام آن‌ها مسدود کنید. با ایجاد یک تصویر بصری از میزان تعهداتی که باید انجام دهید، ظرفیت واقعی خود را پیش از قبول انجام کارهای بیشتر خواهید دید.

۲- اصول را جای‌گزین تصمیمات کنید
در طول پاندمی حجم تصمیماتی که در روز باید بگیریم دوچندان شده است: آیا این هفته برای انجام این کار مراجعه کنم یا صبر کنم هفته دیگر بروم؟ چه ساعتی بروم که خلوت‌تر باشد؟ و …. مواجهه دائم با تصمیماتی که پیامدهای مهمی دارند و اطلاعات کافی برای اتخاذ آن‌ها وجود ندارد به چیزی منجر می‌شود که دانشمندان به آن اضافه‌بار شناختی (cognitive overload) می‌گویند، که در آن تقاضای انجام دادن کار ذهنی در ما بیش از توانایی ما در تحمل بار آن است. اضافه‌بار شناختی هم احتمال ارتکاب خطا در شما را افزایش می‌دهد و هم به میزان قابل توجهی شما را خسته‌تر و فرسوده‌تر می‌کند.

می‌توانید بار شناختی خود را با جای‌گزین کردن اصول به جای تصمیمات کاهش دهید. برای مثال: علم مدیریت کاهش وزن به ما می‌گوید که بهتر است بگوییم «من بعد از ساعت ۷ عصر چیزی نمی‌خورم» به جای آن‌که بگوییم «من میزان خوردن میان‌وعده‌ام بعد از ساعت ۷ عصر را محدود می‌کنم.» جمله دوم تعداد نامحدودی تصمیمات جانبی ایجاد می‌کند: «آیا می‌توانم یک کاسه ماست بخورم؟ یا اینکه یک تکه میوه بخورم؟» اما اصل مطلق «نخوردن بعد از ساعت ۷ عصر» در را به روی تصمیمات جانبی می‌بندد و آن‌ها را ناپدید می‌کند.

تیم فریس (Tim Ferriss) نویسنده و تولید‌کننده موفق پادکست به این کار «پیدا کردن یک تصمیم که ۱۰۰ تصمیم دیگر را حذف می‌کند» می‌گوید. در حرکتی مشابه استیو جابز بنیان‌گذار Apple تصمیم می‌گیرد که هر روز یک لباس بپوشد تا خستگی ناشی از تصمیم‌گیری در مورد این‌که هر روز صبح چه بپوشد را حذف کند.

۳- به جای نیروی اراده از ساختار برای به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌ها استفاده کنید
حواس‌پرتی‌ها ما را از انجام وظایف خود و گرفتن تصمیمات مهم دور می‌کنند. حواس‌پرتی‌ها به‌خصوص از عوامل اصلی خستگی و فرسودگی هستند زیرا باعث می‌شوند که احساس نکنیم در مقابل منابع فشار در حال پیشروی هستیم. وقتی سعی می‌کنید از نیروی اراده برای سد کردن راه حواس‌پرتی‌ها استفاده کنید (برای مثال نرفتن سراغ شبکه‌های اجتماعی)، انگار دارید با ارتش بزرگ‌ترین ذهن‌های نسل خود به مقابله برمی‌خیزید (یعنی همان توسعه‌دهندگان شبکه‌های اجتماعی). بنیان‌گذاران این شبکه‌های اجتماعی از آسیب‌پذیری روانی انسان برای کسب توجه شما استفاده کرده‌اند. برای مقابله با حواس‌پرتی، همواره ایجاد ساختار بر نیروی اراده غلبه می‌کند.

بسیاری از رهبران زمان‌هایی در روز را ایجاد کرده‌اند که در طول آن‌ها Wi-Fi لپ‌تاپ خود را خاموش می‌کنند تا بتوانند تمرکز کنند. برخی زمان‌های ۳۰ دقیقه‌ای را در برنامه خود تنظیم کرده‌اند که تنها در طول آن اعضای تیم‌شان می‌توانند مراجعه کنند، سؤالات خود را بپرسند و راهنمایی دریافت کنند. این کار باعث می‌شود که دائم افراد تمرکز آن‌ها را برهم نزنند. یا مثلاً مدیرعامل سابق Deliotte جلسات خود را پشت سر هم تنظیم نمی‌کرد. او بین جلسات ۱۰ دقیقه زمان می‌گذاشت تا کمی تأمل کند و ناگهان توجهش از جلسه فعلی به جلسه بعدی پرت نشود.

در تمام این مثال‌ها، راه‌حل این نیست که کارآمدتر شویم تا بتوانیم کارهای بیشتری انجام دهیم، تصمیمات بیشتری بگیریم، و حواس‌پرتی‌های بیشتر را مدیریت کنیم. بلکه راه‌حل در ساده‌سازی است. تعداد کارهایی که واقعاً می‌توانید انجام دهید را کم کنید، اصول را جای‌گزین تصمیمات کنید، و با ایجاد ساختار حواس‌پرتی‌ها را حذف کنید.

ترجمه مقاله زیر از Harvard Business Review:
Time Management Won’t Save You, by Dane Jensen, June 23, 2021