مهم نیست که جلسات به‌صورت مجازی (نرمال جدید) یا فیزیکی (نرمال قدیم) برگزار شده یا ‌می‌شوند، اما باید دانست که یکی از راه‌های ارزیابی آمادگی افراد برای رهبری و یا ارتقا در شغل، نحوه‌ی برقراری ارتباط آنان در جلسات است؛ این‌که افراد بتوانند نظرات خود را در جلسات بیان کنند. مهم نیست که فرد چقدر برای صحبت کردن در جلسه از قبل آمادگی دارد، بلکه باید بداند که شاید در هر جلسه فرصتی پیش بیاید که وی برروی موضوعی خاص تأثیرگذاری خود را نشان دهد.

در این نوشتار ابتدا سه استراتژی برای صحبت کردن مؤثرتر در جلسات ارائه شده است، و سپس سه هشدار برای زمانی که می‌بایست در جلسات عقب‌نشینی کرد، داده شده است.

استراتژی‌های مؤثر صحبت کردن

اول- مطالب را به‌صورت تیتر وار از قبل آماده کنید (براساس دستورجلسه). افرادی هستند که از صحبت کردن در جمع هراس دارند. آماده‌سازی نکات و یا سؤالاتی قبل از جلسه، و ملزم کردن خود به صحبت کردن در مورد این مطالب، کم‌کم باعث می‌شود ترس از صحبت کردن در جمع از بین برود. نباید فرض را بر این گذاشت که ناگهان مطالب و یا نکاتی برای صحبت کردن در جلسه به‌صورت خودبه‌خودی به ما الهام خواهد شد؛ بهتر است از قبل آمادگی داشته باشیم.

دوم- از خود بپرسید «چرا من؟» این سؤالی است که توصیه می‌شود افراد قبل از انجام یک ارائه، رفتن به یک جلسه و یا حتی حضور در یک گردهمایی از خود بپرسند. انگار که از خود می‌پرسید: چرا کاری که انجام می‌دهم برایم مهم است، چرا به سازمان خود اهمیت می‌دهم، و چرا به نقش خود در این سازمان اهمیت می‌دهم . پاسخ به این سؤالات باعث می‌شود که حس هدفمندی در شما ایجاد شود و اعتماد به نفس‌تان بالا رود. این سؤال به شما یادآوری می‌کند که صحبت کردن شما در جلسه فقط برای به رخ کشیدن نظراتتان نیست، بلکه به این علت است که واقعاً به موضوع مورد بحث اهمیت می‌دهید. به شما یادآوری می‌کند که اعتبار شما تنها از عنوان شغلی‌تان به دست نیامده ، بلکه ناشی از تعهد و اشتیاق شما به کارتان است.

سوم- برای ایجاد اعتماد به نفس در خود، مکث کنید و نفس بکشید. صحبت کردن در یک جمع نیاز به شجاعت دارد. به یاد داشته باشید که شما می‌توانید مسیر گفت‌وگو را تغییر دهید (مثلاً، زمانی که سایر همکارانتان با صحبت‌های خود باعث شده‌اند مشتری به انجام معامله با سازمان شما شک کند، شما می‌توانید نظر او را در حین جلسه تغییر دهید.) مکث کردن و نفش کشیدن به شما کمک می‌کند که تمرکز پیدا کنید و صدایتان قوی‌تر شود. زمان‌هایی نیز پیش می‌آید که سؤالی در ذهن دارید و در پرسیدن آن شک می‌کنید. در حین مکث کردن این سؤال را از خود بپرسید: اگر افراد دیگری نیز در این جمع هستند که سؤالی مشابه من دارند، آیا حاضرم از طرف آن‌ها این سؤال را بپرسم؟ خواهید دید که پرسیدن این سؤال ممکن است در مواقعی کل مسیر گفت‌وگو را تغییر دهد.

این را هم بدانید که گاهی وقت‌ها کسانی که کم‌ترین صحبت را در جلسات می‌کنند، بیش‌ترین قدرت را در جمع دارند. علاوه بر اینکه باید برای آنچه‌ می‌خواهید بگویید استراتژی مناسب داشته باشید، باید در مورد زمان صحبت کردن نیز استراتژی درستی انتخاب کنید. سه هشدار زیر به شما یادآوری می‌کنند که چه زمان می‌بایست از صحبت کردن دست بکشید:

استراتژی‌های مؤثر عقب‌نشینی

اول- اگر تنها قصد خودنمایی دارید، صحبت نکنید. همه ما تجربه نشستن در جلساتی را داشته‌ایم که حتی با وجود گذشتن از وقت جلسه شخصی هم‌چنان در مورد موضوعی صحبت می‌کند که مثلاً نیم ساعت پیش جمع در مورد آن نتیجه‌گیری کرده است. قبل از اینکه در جلسه صحبت کنید، از خود بپرسید که چرا می‌خواهید این کار را انجام دهید. اگر صحبت کردن‌تان فقط برای این است که دانسته‌هایتان را به رخ دیگران بکشید، بهتر است اجازه دهید فرد دیگری صحبت کند و جلسه روال خود را طی کند.

دوم- اگر تنها قصد دارید تیم خود را توانمند کنید، به جای آن‌ها صحبت نکنید. به جای این کار بهتر است به هر کدام از اعضای تیم خود فرصت دهید که خود نظرشان را در جلسه مطرح کنند و به آن‌ها اعتماد کنید. این یکی از قدرتمندترین روش‌ها برای پرورش مهارت‌های رهبری در افراد است، و به آن‌ها فرصت می‌دهد که دیده شوند. حتی به مشتریان شما نیز فرصت می‌دهد که بفهمند از طرف تیم شما پشتیبانی بهتری می‌شوند.

سوم- زمانی که اظهارنظر شما برای یک گفت‌وگوی خصوصی مناسب‌تر است. اعلام برخی نظرات در جمع ممکن است باعث شود فردی حالت تدافعی به خود بگیرد. این نوع گفتمان‌ها برای ملاقات‌های خصوصی‌تر و خارج از جمع مناسب است و افراد می‌بایست پیش از اعلام نظر در یک جلسه عمومی، این نکته را در پس ذهن خود داشته باشند.

ترجمه و تلخیص:

How to Speak Up in a Meeting, and When to Hold Back; by Allison Shapira; April 02, 201