|
در جلسات کارآمد کم‌تر از ۸ نفر شرکت دارند. تعداد افراد شرکت‌کننده در یک جلسه یکی از مشکلات برگزاری جلسات است. بسیاری از مدیران برای این‌که کسی خود را جاافتاده نپندارد یا فکر نکند که به بازی گرفته نشده است، همه را به جلسه دعوت می‌کنند. در تحقیق جدیدی که یک استاد رفتار سازمانی در دانشگاه استنفورد انجام داده است، تعداد بهینه افراد شرکت‌کننده در جلسات بین ۵ تا ۸ نفر محاسبه شده است.
چرا تعداد شرکت‌کنندگان در یک جلسه نباید از حد بهینه بیشتر باشد؟
زمانی‌که تعداد افراد شرکت‌کننده در یک جلسه زیاد (بیش از حد بهینه) است:
- زمان لازم برای این‌که همه در بحث شرکت کنند وجود ندارد.
- به جای بحث‌های رفت‌وبرگشتی جانانه، همه تنها به ارائه نظرات سطحی می‌پردازند.
- ردوبدل کردن اطلاعات و به‌روزرسانی افراد بر ارائه مطالب با اولویت بالاتر سایه می‌افکند.
- افراد حالت تدافعی پیدا می‌کنند.
- بررسی مشکلات و تصمیمات مهم در صورت‌جلسه قرار نمی‌گیرد و در عوض به صورت آفلاین در خارج از جلسه دنبال می‌شوند.
این باعث می‌شود که کارکنان دیگر احترام لازم را برای این جلسات قائل نباشند، و در نتیجه، برای حضور در این جلسات کم‌تر خود را آماده کنند و یا حتی کم‌کم در آن‌ها شرکت نکنند و یا به اندازه کافی فعال نباشند. یک چرخه رو به عقب در نهایت جایگزین می‌شود.
در عوض، گروه‌های کوچک محیط صمیمی‌تری را فراهم می‌کنند و زمینه را برای بحث‌های معنادار فراهم می‌کنند. تعداد کم‌تر افراد به معنای زمان بیشتر برای گوش کردن و توجه به ابعاد مختلف مطرح شده توسط همه اعضای یک تیم است. خلوص نیت شکل می‌گیرد و در نتیجه هم‌سویی به وجود می‌آید.
چطور این موضوع را پیاده‌سازی کنید؟
۱- ابتدا به تیم خود بگویید که تغییری در شکل برگزاری جلسات خواهید داد. با آن‌ها شفاف صحبت کنید و نتایج این تحقیق را برای آن‌ها توضیح دهید.
۲- در مورد لیست مدعوین خود فکر کنید. به این منظور باید بدانید که دقیقاً راجع‌به چه موضوعی می‌خواهید صحبت کنید، صورت‌جلسه مشخص داشته باشید و به اندازه کافی برای هر موضوع زمان پیش‌بینی کنید. هسته گروه را مشخص کنید؛ یعنی افرادی که اگر نباشند، به دلیل حضور نداشتن‌شان جلسه را کنسل خواهید کرد. افراد دیگر را تنها زمانی اضافه کنید که به ارزش جلسه می‌افزایند.
برای جلوگیری از ابهام صورت‌جلسه را با تیم خود به اشتراک بگذارید. انتخاب افراد را براساس موارد زیر به آن‌ها توضیح دهد:
- چه کسی بیش‌ترین دانش را در مورد موضوع بحث دارد؟
- چه کسی بیش‌ترین ارتباط را با پیاده‌سازی نتایج دارد؟
- چه کسی مستقیماً از تصمیمات این جلسه متأثر می‌شود؟
- چه کسی از شرکت در این جلسه می‌آموزد؟
برای رفع مقاومت تیم خود از راه‌کارهای زیر استفاده کنید:
- به افراد اجازه بدهید درخواست شرکت در جلسه بکنند (براساس دلایل مستدل بگویند که چرا باید به ترکیب جلسه اضافه شوند.)
- به افراد اجازه بدهید خود را از حضور در جلسه معذور کنند (به آن‌ها بگویید که به تصمیم‌گیری آن‌ها در اختصاص زمان به کارها اعتماد دارید و می‌دانید تصمیم درست می‌گیرند.)
- مطمئن شوید که خلاصه جلسه نوشته می‌شود و به دست افرادی که در جلسه حضور ندارند، می‌رسد.
۳- به شرح وظایف و مسئولیت‌های کارکنان آگاه باشید؛ چه آن‌هایی که در جلسه هستند و چه کسانی که حضور ندارند. از آن‌هایی که حضور دارند بخواهید که به صورت فعال کارهای زیر را انجام دهد:
- مالک نقطه‌نظر خود باشند؛ نقطه‌نظرها مشارکت به وجود می‌آورد.
- تمرکز در شنیدن را تمرین کنند؛ دقت داشته باشند، صبور باشند و قضاوت نکنند.
- تمرکز در صحبت کردن را تمرین کنند؛ شفاف، دقیق و مرتبط صحبت کنند.
- آگاهی به خود را تمرین کنند؛ بگویند که به چه اطلاعاتی نیاز دارند و پیش از پاسخ دادن فکر کنند.
۴- از حاضران در جلسه بخواهید که نقطه‌نظرات افرادی که حاضر نیستند را مدنظر داشته باشند. تصور کنند که آن‌ها در صورت حضور در جلسه:
- چه سوألاتی را می‌پرسند؟
- می‌خواستند در چه مورد مطلع شوند؟
- می‌خواستند در چه مورد از ایشان مشورت گرفته شود؟
- می‌خواستند در ادامه ماجرا چه کارهایی انجام شود؟
- پس از جلسه چه مواردی باید با آن‌ها در میان گذاشته شود؟
در نهایت در صورتی که برخی اعضای تیم از حضور در جلسه عذر خواستند، از آن‌ها بخواهید:
- صورت‌جلسه را مجدد نگاه کنند.
- اطلاعات مرتبط را در اختیار شخص دیگری که قرار است در جلسه حضور داشته باشد قرار دهند.
- خلاصه جلسه را مطالعه و اطلاعات خود را به کمک افراد حاضر در جلسه به روزرسانی کنند.
- پروژه‌ای را که رهبر تیم به آن‌ها واگذار می‌کند، انجام دهند.
- خود را با تصمیماتی که در جلسه گرفته شده است هم‌سو کنند.
۵- موفقیت خود را در این رابطه ارزیابی کنید. زمانی‌که این تغییرات را در ساختار جلسات خود به وجود آوردید، میزان کارآمدی جلسات خود را پیگیری و ارزیابی کنید و ببینید که تا چه حدی تیم شما با این تغییرات کنار آمده است. بازخورهای لازم را جمع‌آوری کنید تا به بهترین روش برگزاری جلسات برای سازمان خود دست یابید.
نگه داشتن تعداد افراد حاضر در جلسه به ۵ تا ۸ نفر تنها یک پیشنهاد است. اگر جلسه به خوبی مدیریت بشود و روش‌های اداره جلسه به خوبی پیاده شود می‌توان جلسات کارآمدی حتی با حضور ۲۰ نفر هم داشت (البته این استثنا است و قاعده نیست.)
ترجمه مقاله:
The Most Productive Meetings Have Fewer Than 8 People; by Paul Axtell; Harvard Business Review; June 22, 2018
|