ترجمه مقاله:

Overcoming Your Fear of Giving Tough Feedback; by Melody Wilding; Harvard Business Review, July 26, 2023

جلوگیری از رخ دادن تعارض کمکی به شما نمی‌کند. زمانی که بدون توجه به مشکلات از آن‌ها رد شوید، همه ضرر می‌کنند؛ از جمله خود شما. ندادن بازخورد سازنده برای تیم شما نیز زیان‌بار است؛ با این کار تیم خود را از فرصت یادگیری و رشد محروم کرده‌اید. محیط‌های کاری که در آن‌ها ضعف برقراری ارتباط وجود دارد یا سطح توقعات در آن‌ها روشن نیست، زمینه را برای عدم اعتماد و قطع تعامل فراهم می‌آورد.

راهکارهای زیر می‌تواند به شما کمک کند تا احساس‌های سختی و نگرانی‌هایی را که در مواجهه با گفتمان‌های سخت دارید، کاهش دهید. به این ترتیب خواهید توانست آنچه واقعاً نیاز به گفتن آن است را بر زبان بیاورید:

1- تفکر دوتایی را به چالش بکشید.

رهبرانی که از بروز تعارض خودداری می‌کنند فرضیاتی از این دست دارند: «هیچ‌کس از مدیریت ذره‌بینی خوشش نمی‌آید» یا «باز کردن این مشکل روابط کاری را خراب می‌کند.» با این‌که این باورها ممکن است ناشی از تجربیات گذشته (تردشدن یا شکست) باشد، اما به نوعی انعکا‌س‌دهنده تفکر دوتایی است. در واقعیت می‌توان جرئت‌مند و صریح بود، بدون این‌که روابط کاری را دچار خدشه کرد یا برچسب «مدیر سخت» گرفت.

در این شرایط فکر کنید که بازکردن مسئله چه مزایای مثبتی دارد. بیان عقاید نه‌تنها به افزایش سطح اعتمادبه‌نفس کمک می‌کند، بلکه:

• نظر شما می‌تواند دقیقاً همان چیزی باشد که یک موقعیت چالشی را به سرانجام برساند.
• تذکر به یک همکار که رفتاری مختل‌کننده دارد، می‌تواند محیط‌کاری را آرام‌تر و بهره‌ورتر سازد.
• نقدسازنده شما می‌تواند به یکی از اعضای تیم کمک کند تا در نقش خود رشد یابد و فرصت‌های کاری جدیدی پیش رویش باز شود.

وقتی دقیق‌تر نگاه کنید، متوجه می‌شوید که بیان افکار، احساسات و نظرات به‌مراتب سود بیشتری نسبت به لاپوشانی و مواجهه با نتایج آن دارد.

2- به بازخورد به عنوان یک ابزار نگاه کنید.

برخلاف تصور شما، تیم شما تشنه بازخوردِ معنادار و منصفانه است. 72 درصد کارکنان باور دارند که دریافت بازخورد سنجیده نقش مهمی در توسعه شغلی آن‌ها دارد. این در حالی است که تنها 5 درصد از این کارکنان باور دارند که مدیران چنین بازخوردهایی را ارائه می‌دهند. به همین ترتیب، زمانی که کارکنان فکر کنند که مدیرانشان در ارائه بازخورد منصفانه ضعف دارند، معمولاً سطح تعامل‌شان به شدت نزول پیدا می‌کند. از طرف دیگر، مدیرانی که در سطح بالای ارائه بازخورد منصفانه قراردارند (10 درصد بالا)، تیم‌های کاری را شکل می‌دهد که از لحاظ تعامل کاری در 23 درصد بالایی قرار دارند.

منصفانه نیست که تیم خود را از اطلاعاتی که به پیشرفت شغلی‌شان کمک می‌کند، محروم سازید. زمانی که تعارض را به شکل بخشی طبیعی و سالم از رهبری ببینید، سطح اضطراب ناشی از شروع گفتمان در ارتباط با موضوعات سخت برای شما کاهش می‌یابد. دفعه بعد که خواستید بازخوردی ارائه دهید، نفس عمیقی بکشید و به خود یادآور شوید که ایجاد تعارض نمی‌کنید؛ شما سعی دارید کارکنان یا اعضای تیم خود را رشد دهید. شما نقد نمی‌کنید، بلکه پرورش می‌دهید. درنهایت به یاد آورید که شما آدم بدجنسی نیستید،‌ بلکه رهبری هستید که باید باشید.

3- پیامدها را پیش‌بینی کنید.

ترس از ناشناخته‌ها و واکنش دریافت‌کننده بازخورد، بسیاری از رهبران را از بیان نظرات باز می‌دارد. واکنش‌هایی نظیر گرفتن حالت دفاعی، پرخاشگری یا حتی گریه کردن، واکنش‌هایی است که رهبران از مواجهه با آن‌ها هراس دارند.

می‌توانید با استفاده از تکنیک «بدترین حالت/ بهترین حالت/ محتمل‌ترین حالت» سطح اضطراب خود را کنترل کنید. بدترین اتفاقی که می‌تواند بیفتد چیست؟ برای مثال، اگر کارمند شما شروع به گریه‌کردن کرد، چطور موقعیت را مدیریت می‌کنید؟ ممکن است وقفه‌ای در ادامه گفت‌و‌گو ایجاد کنید.

سپس تصور کنید که بهترین شرایطی که می‌تواند اتفاق بیفتد، چیست. در نهایت، درباره محتمل‌ترین واکنش (چیزی بین بدترین و بهترین حالت) بیندیشید.

4- قوی باشید.

می‌توانید فکرهای آشفته خود را با برنامه‌ریزی شروع بحث آرام کنید. کنترل بحث از ابتدا می‌تواند اعتمادبه‌نفس شما را بالا ببرد و کمک کند تا لحن محترمانه‌ای در گفت‌وگو داشته باشید. گفت‌و‌گو باید مستقیم باشد و نباید در آن نشانه‌ای از تردید (ناشی از ترس حاصل از مواجهه) باشد. همچنین، در حین بحث باید به موضوع مشخصی اشاره کرد و از کلی‌گویی و گفتن جملاتی مانند «مثل همیشه خرابکاری کردی!» پرهیز کرد.

5- بازخورددهی را بخشی از فرآیند کاری خود بکنید.

بازخورددهی می‌بایست یک رویه جاری در کار باشد و صرفاً به‌صورت موردی اتفاق نیفتد. تبدیل بازخورددهی به یک عادت به شما اطمینان می‌دهد که دلخوری‌ها یا کلافگی‌های کوچک، به یک تعارض جدی تبدیل نشود. به‌علاوه، قرار دادن تدریجی خود در موقعیت‌های هراس‌آور یا استرس‌زا بهترین راه برای مواجهه با آن‌هاست. بازخورد دادن، به‌صورت روزانه و در ارتباط با مشکلات جاری، به شما کمک می‌کند که مهارت بازخورد‌ دادن خود را ارتقا دهید.

یک روش سیستماتیک مناسب گذاشتن جلسات تک‌به‌تک با اعضای تیم است. هم‌چنین می‌توانید جلسات بررسی وضعیت پروژه ترتیب دهید تا اعضای تیم در این جلسات نظرات خود را بازتاب دهند. در جلساتی نیز می‌توانید ریسک‌ها، مشکلات بالقوه، و نحوه کار کردن افراد در تیم را به بحث بگذارید.

ایجاد فرهنگ مثبت بازخورددهی به شما فرصت می‌دهد تا مهارت جرئت‌مندی خود را افزایش دهید؛ در عین‌حال، کمک می‌کند تا حسن تفاهم و اعتماد اعضای تیم به شما افزایش یابد. به‌عنوان یک رهبر این یکی از بهترین اتفاقاتی است که می‌توانید انتظار آن را داشته باشید.